O que é planejamento estratégico? O guia completo para ajudar você e sua equipe

A partir do planejamento estratégico se busca organizar os passos para o futuro da empresa, garantindo a sustentabilidade do negócio e a competitividade de mercado.

No livro Desafios Gerenciais para o Século XXI, Peter Drucker explica estratégia como ação em que a empresa utiliza recursos para alcançar os resultados desejados de forma oportuna em um contexto imprevisível.

Assim, o planejamento estratégico pode ser entendido como a antecipação de todos esses passos. Pois, ainda que o cenário seja incerto, os objetivos empresariais e as tendências a serem exploradas precisam estar claras.

Nesse artigo abordaremos a importância, as etapas e os desdobramentos internos causados pelo desenvolvimento de um planejamento estratégico bem feito.

Características do planejamento estratégico

Ao final do desenvolvimento do planejamento estratégico o que se tem em mãos é um documento descritivo que aborda as diferentes decisões sobre o futuro da empresa e como ele será alcançado.

A liderança não deve fazer o planejamento estratégico sozinha . Pelo contrário, deve reunir os demais gestores de todos os setores da organização, para que a discussão seja mais rica e realista frente às contribuições e necessidade de cada área.

O planejamento estratégico se vale de diferentes aspectos organizacionais e deve ser respaldado por diferentes análises e entendimento completo do mercado de atuação. A coleta de dados — internos e externos — tem a finalidade de garantir uma visão ampla que dê indícios e insights para nortear as diretrizes da empresa.

Nele é determinada a estratégia a ser seguida. Por sua vez, a estratégia é desdobrada em objetivos de curto e médio prazo que dão condições à realização da visão de longo prazo.

Assim, a vigência de um planejamento estratégico varia conforme a natureza do negócio e estilo de liderança, mas costuma ter o tempo de dois, cinco ou dez anos.

Para definir o período de execução a corporação precisa considerar a influência que possui sobre o mercado, bem como as características do setor em que atua. Quanto menor for seu impacto e maior a imprevisibilidade, menor o tempo.

Com isso fica claro o peso do ambiente externo sobre o desenvolvimento do planejamento estratégico. O cenário deve ser foco de análise de todas as empresas, independente do porte ou segmento.

Etapas de desenvolvimento

Uma ferramenta que se propõe a projetar o futuro precisa se valer dos aprendizados do passado e do contexto atual para organizar a estratégia que levará a corporação ao patamar desejado (ponto A ao ponto B).

O desenvolvimento do planejamento estratégico é baseado em três etapas. São elas: análise, posicionamento e estratégia. São fases bem específicas e robustas, cuja qualidade do desenvolvimento de uma é refletida diretamente na relevância da seguinte.

Manter o aprofundamento necessário em cada uma delas é princípio para que a futura implantação aconteça com o menor número de imprevistos, podendo ser mais assertiva quanto a prazos e resultados. Veja como nos detalhes abaixo:

Análise interna e externa

Realizar um levantamento aprofundado do cenário do segmento por meio de pesquisas de fatores chave a respeito da concorrência (política de atendimento, preço e outros), bem como buscar por dados de desempenho do mercado atual.

A atenção com a legislação e órgãos regulatórios antecipa situações de fiscalização e possíveis sanções, dando tempo hábil para as adaptações cabíveis.

Simultâneo a coleta de dados externos, o levantamento interno deve ser criterioso. Identificar os pontos de erro e de acerto do ciclo mais recente é tarefa fundamental, reconhecendo o que pode ser repetido e mantido, além do que deve ser descartado.

A avaliação interna deve ter o respaldo de cada uma das áreas a fim de identificar a forma como as ações foram executadas, a qualidade e efetividade dos recursos utilizados durante as atividades e a na mensuração das mesmas.

Neste momento a colaboração dos gestores dos diferentes setores é indispensável, pois eles têm a vivência cotidiana em detalhes, domínio que nem sempre a liderança tem sobre os procedimentos internos/operacionais.

Validar ou diagnosticar a necessidade de novas práticas e recursos é fator constante no planejamento estratégico, pois os resultados dos levantamentos internos e externos são particulares à realidade de cada organização e podem mudar no decorrer da implementação.

Isso faz com que seja possível indicar um conjunto de fatores a serem avaliados, mas cabe ao líder, com a sua competência e sensibilidade, saber o que priorizar buscando informações complementares durante a fase de análise e posteriormente nas reuniões de acompanhamento da estratégia.

Também é importante mencionar que a contratação de uma consultoria externa pode trazer inúmeros benefícios, uma vez que profissionais alheios à rotina interna trazem novas perspectivas e mais credibilidade frente a valorização dos acertos e identificação de erros.

Os principais pontos identificados nas análises interna e externa serão suficientes para organizar a Matriz Swot que, de maneira prática e objetiva, faz um diagnóstico completo sobre o negócio e o ambiente em que a empresa está inserida.

As informações são distribuídas por quadrantes. Os dados internos são classificados como forças (Strengths) ou fraquezas (Weaknesses), enquanto os externos podem ser oportunidades (Opportunities) ou ameaças (Threats).

Ao finalizar a matriz é possível ver como as forças, as fraquezas, as ameaças e as oportunidades se relacionam entre si. Ao cruzar as informações dos quadrantes a empresa pode e deve tomar diversas decisões que servirão de insumos para a elaboração do planejamento estratégico, seus objetivos e projetos.

Posicionamento

A próxima fase passa por uma reflexão sobre a existência e o futuro da empresa. Responder a questões como: “Quem somos? e  “Qual a nossa relevância no mercado?”, ajuda a entender missão da empresa frente ao cenário previamente analisado.

A visão de futuro começa a ser desenhada quando a liderança e gestores se questionam, enquanto empresa, como gostariam de ser vistos e o desempenho que gostariam de ter frente ao mercado.

Tal ambição será detalhada dentro da estratégia, porém é necessário que seja definida com segurança, pois a partir dela, todo o desenvolvimento estratégico, tático e operacional será desdobrado em metas e métricas que serão compartilhadas para toda a organização.

Por último, os valores prezados pela empresa, que caracterizam seu posicionamento e seu modo de fazer e agir também são determinados na etapa de formulação da estratégia.

Mesmo que já empresa já tenha definido sua missão, visão e valores, será necessário uma revisão constante desses conceitos para entender até que ponto as definições do passado ainda fazem sentido, substituindo e modernizando de acordo com as novas necessidades de mercado: novos entrantes, concorrentes, inovação tecnológica, economia, etc.

Estratégia

Na estratégia são definidos diversos objetivos de médio e curto prazo que, ao serem executados, pretendem aproximar a visão empresarial das necessidades do mercado.

São vários esforços simultâneos e coordenados a fim de estabelecer os fatores necessários para que a empresa atinja o que foi determinado no planejamento estratégico.

Ter uma visão clara (saber que caminho a empresa vai percorrer para chegar em seu objetivo) faz com que  as ações sejam consistentes, uma vez que estão embasadas no posicionamento da empresa, que precisa ser amplamente divulgado e fazer parte do dia a dia dos colaboradores.

Porém o êxito não depende somente da clareza da visão, mas da efetividade dos resultados obtidos. Lembre-se que as organizações precisam ser lucrativas, pois os acionistas focam nos resultados financeiros.

Para tanto, o planejamento precisa ter as características Smart (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based) de Ducker.

• Específico: Não deixar brechas para enganos ou dúvidas. A exatidão sobre o que deve ser feito evita desperdícios e favorece a comunicação no ambiente organizacional;
• Mensurável: Determinar uma forma de avaliação consistente, a fim de diagnosticar a real efetividade e o impacto do que está sendo feito;
• Atingível: Estipular índices possíveis frente aos recursos da corporação. A busca constante em melhorar o desempenho deve proporcionar desafios de superação ao invés de frustrar a expectativa da equipe;
• Relevante: Fazer sentido no contexto da estratégia, contribuindo para alcançar a visão empresarial;
• Temporal: Estabelecer e comunicar os prazos para a execução. Essa informação auxilia os setores a se organizarem e disciplinarem quanto aos resultados a serem apresentados.

Ao criar objetivos com tais características as chances de que o resultado seja positivo é muito maior. A gestão se torna mais fluída, pois há um entendimento comum entre os colaboradores sobre o que deve ser feito, como será monitorado e o que se pretende com a ação.

Durante a implantação do planejamento estratégico, a implementação da metodologia do Balanced Scorecard (BSC), ferramenta de medição e gestão de desempenho, facilita a execução da estratégia. Isso acontece porque a forma de acompanhamento é sistêmica, enxergando a empresa como um organismo vivo que deve funcionar de maneira integrada e colaborativa.

O monitoramento acontece através do mapa estratégico (ferramenta do BSC) em que os objetivos do planejamento estratégico são organizados em quatro perspectivas fundamentais para todo o negócio, tornando dinâmica as análises periódicas da liderança.

O mapa estratégico também facilita o entendimento da execução estratégica e a percepção sobre a correlação entre os objetivos. Assim, ele se torna indispensável para promover o entendimento da estratégia junto aos colaboradores.

Benefícios e utilidade da ferramenta

Com o planejamento estratégico a empresa tem um norte para utilizar melhor seus recursos, fazendo com que consiga vantagens competitivas.

A organização proporcionada pela ferramenta é um benefício claro, uma vez que ela traz de forma detalhada o que se pretende alcançar e como isso será feito.

A definição dos objetivos e indicadores a serem monitorados também auxilia a comunicação, uma vez que torna evidente a contribuição de cada área. De tal forma a gestão sabe o que cobrar e o setor o que entregar.

A comunicação alinhada, por sua vez, contribui com a agilidade das ações e permite também autonomia, já que o planejamento estratégico antevê diferentes cenários.

Cientes dos objetivos, da estratégia e dos valores empresariais, os gestores têm condições de tomar decisões mais assertivas em meio a desafios e imprevistos, o que proporciona conhecimento interno rico e desenvolvimento contínuo que deverá ser compartilhado como boas práticas para toda a organização.

Desafios como pontos de atenção

São muitos os desafios que a liderança deverá superar durante o desenvolvimento e, principalmente, na execução do planejamento estratégico.

Existem diversas armadilhas que serão apresentadas ao longo do caminho, mas que deverão ser dribladas para não comprometer a qualidade de nenhum processo.

Uma das armadilhas mais comuns é quando os lideres determinam os objetivos estratégicos. Ao reunir os gestores dos demais setores para que contribuam com informações e perspectivas é preciso que as indagações se concentrem nos por quês e em como superar dificuldades, desempenhos e recursos que são necessários.

Pode ser tentador cair no discurso do impossível e focar em argumentos que não trazem nenhum desenvolvimento concreto ou solução para a realização dos objetivos traçados.

A burocratização é outro entrave que deve ser combatido dia a dia, uma vez que o planejamento estratégico será revisto periodicamente. As mudanças necessárias precisam se concretizar no menor tempo e com máxima eficiência possível.

Essa realidade traz a tona mais um ponto de atenção: a comunicação e alinhamento entre os setores. Ao identificar melhorias que devem ser ajustadas nos processos para o atingimento do objetivo estratégico, é preciso que a resposta na ponta seja rápida e efetiva.

Porém, para não gerar desmotivação e ruído, a comunicação e determinações precisam ser alinhadas constantemente. De acordo com Drucker os funcionários precisam ser gerenciados como parceiros, de forma que a persuasão e não uma lista de ordens seja a forma de liderá-los.

E para que todos os pontos de atenção possam ser contornados a liderança precisa desenvolver competências diversas para analisar constantemente situações e dados (externos e internos), bem como ter disposição suficiente para provocar mudanças que beneficiem a estratégia sem perder o engajamento dos colaboradores.

Cabe ao líder escolher as melhores metodologias e ferramentas que o auxiliem nos procedimentos diários que impactam o cotidiano de trabalho de várias pessoas, bem como resulta positiva ou negativamente nos resultados.

É necessário disciplina para executar um planejamento estratégico, pois a empresa precisa se adequar às tarefas a serem executadas para cumprir a estratégia. Tais ações exigem articulação e visão sistêmica por parte da liderança.

Neste artigo demonstramos o papel determinante do planejamento estratégico na qualidade de uma gestão que, sob o contexto atual de mercado, precisa estar completamente voltada a resultados.

É importante reforçar a flexibilidade da ferramenta, ainda que as mudanças devam ser realizadas sob análises e argumentos concretos, para que não gere insegurança e frustração.

Ducker alerta que “cada retransmissor dobra o ruído e corta a mensagem pela metade”, o que enfatiza o papel da comunicação em todas as decisões a serem tomadas.

Recursos como o mapa estratégico auxiliam a liderança na manutenção da execução da estratégia de forma integrada, a fim de manter a atenção nos resultados, independende dos fatores externos e ajustes internos.

O planejamento estratégico faz parte do cotidiano de todo bom líder. Identificar os passos necessários para corresponder aos valores dos clientes e integrar diversos profissionais em ações simultâneas não é tarefa fácil, mas se torna possível com as metodologias/ferramentas corretas.