Com a utilização do Horizon Planning o gerenciamento de iniciativas é assertiva, pois a ferramenta organiza o progresso das ações, sem confusão e com menos complexidade.
Ponto crucial da estratégia, as iniciativas da metodologia Balanced Scorecard são ações planejadas que materializam a visão de futuro empresarial a ser desenvolvida.
No entanto, o gerenciamento de iniciativas tende a ser complexo, um processo árduo aos líderes que podem perder de vista a mudança essencial que a estratégia buscava desencadear, fazendo com que tais atividades se percam em objetivo e resultado.
Para solucionar tal problema e conduzir de forma assertiva as iniciativas, foi desenvolvida a ferramenta Horizon Planning (HP) que, de forma geral, organiza tanto o planejamento quanto o gerenciamento das iniciativas. Confira estruturá-la e os benefícios de utilizá-la ao continuar a leitura!
Processo de gerenciamento de iniciativas
Líderes têm o desafio de alinhar, direcionar, priorizar, vincular e gerenciar o portfólio de iniciativas para, então, conseguir que a estratégia saia do papel. Tais demandas, no entanto, necessitam de duas capacidades distintas dos líderes envolvidos na estratégia e planejamento.
A primeira é o foco estratégico, ligado ao momento de planejamento e extremamente importante, mas que é diferente da capacidade de execução, associada aos recursos, entendimento, engajamento e gerenciamento durante a implementação.
O Horizon Planning é, então, uma ferramenta de abordagem, pois seu papel é tornar mais clara a progressão das iniciativas. A visão de futuro das organizações depende de uma série de desencadeamentos que se iniciam a curto prazo e dão condições que as ações de médio prazo aconteçam e preparem a companhia para as iniciativas que consolidarão o patamar almejado a longo prazo.
Princípios BSC e Horizon Planning
Como visto em posts anteriores no blog, para que o Balanced Scorecard seja utilizado de maneira satisfatória nas empresas há cinco premissas que precisam ser cumpridas, formando o ambiente necessário para o progresso da metodologia.
Por sua vez, o Horizon Planning se utiliza de cada uma delas no seu formato, desde o início do processo até a ser colocado em prática. Entenda a seguir a partir dos princípios já conhecidos do BSC.
1. Mobilizar a mudança por meio de liderança executiva
A quantidade de iniciativas deve ser coerente, sem excessos ou negligência, de maneira que proporcione a gestão ativa dos responsáveis, que serão executivos a serem delegados para a execução de cada uma delas.
2. Traduzir a estratégia para termos operacionais
A ferramenta HP é metodologia de planejamento e gerenciamento das iniciativas, a partir de abordagem mais objetiva.
3. Alinhar a organização à estratégia
Fazer com que os funcionários contribuam com o futuro a ser trilhado pela empresa de maneira a engajá-los, já que eles têm um papel a cumprir na execução das iniciativas além das atribuições comuns.
4. Motivar para fazer da estratégia um trabalho de todos
Reconhecer atuações de excelência operacional que contribuem para o atingimento da visão corporativa a partir de sistema de gerenciamento de desempenha, seja por equipe ou individualmente, a partir de recompensas.
5. Governar para fazer da estratégia um processo contínuo
É papel dos executivos gerenciar e otimizar o gerenciamento de iniciativas, não só para atingir os resultados como também para consolidar a metodologia frente a funcionários e alto comando da empresa.
Abordagem para definir iniciativas estratégicas
Ao chegar na definição das iniciativas durante o desenvolvimento do BSC é preciso ter em mente que todas elas precisam contribuir com a essência da mudança corporativa desejada e serem colocadas em ordem de realização e tempo de maneira a possibilitar tal mudança.
É importante, ainda, saber que parte da confusão na implantação do Balanced Scorecard pode iniciar com os termos utilizados na metodologia que, implantados nos diferentes contextos, podem entrar em conflito com conceitos previamente aderidos na organização, o que deve ser esclarecido junto a todos os funcionários para que a compreensão não seja comprometida.
Seguindo as definições do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), temos:
- Projetos: “(…) esforço temporário empreendido para entregar um produto, serviço ou resultado único”. Também é preciso estabelecer prazo, custo e escopo claro para que seja caracterizado como projeto.
- Programas: “(…) conjunto de projetos relacionados, gerenciados de maneira coordenada, para alcançar benefícios ou sinergias que não podem ser alcançadas caso gerenciadas individualmente”.
Seguindo esta lógica, as iniciativas são então são o conjunto de projetos e programas, que de maneira integrada e coordenada promove potencial diferenciado ou central nas empresas.
Construção do Horizon Planning
A partir da compreensão unificada de conceitos, os executivos iniciam a etapa de validação das iniciativas. Neste momento, projetos e programas são reavaliados podendo ser eliminado, mantido, pausado ou resignificado.
Ao ter o escopo definido, as iniciativas mantidas são distribuídas no cronograma Horizon Planning de acordo com a fase de progresso a que é equivalente: curto, médio ou longo prazo.
Assim fica clara a sistemática de progresso em que, nos meses do decorrer da implementação, a empresa cria a capacidade necessária para colocar em prática os próximos passos, como é possível perceber no exemplo abaixo.
Desenvolver um sistema de logística competitivo
É necessário frisar que o HP auxilia o gerenciamento de iniciativas, pois expressa de forma clara a essência da mudança que se torna transparente ao observar o ponto de partida e o de chegada, a forma como a estratégia evolui a partir dos resultados das ações concluídas ao longo do tempo.
Eliminar a confusão de interpretação possibilita aos executivos manterem a atenção no que realmente é necessário. No entanto, assim como o BSC já ensina, não há fórmula única, mas algumas diretrizes que se adaptam a diferentes realidades corporativas.
Definir os melhores indicadores estratégicos, iniciativas, objetivos e metas é trabalho a ser discutido e testado entre as lideranças, levando em consideração os princípios essenciais do BSC.
